设备操作复杂:一些会议室引进了一些硬件设备，以提高会议质量，如投影仪、音响系统和视频光盘。然而，由于各种设备的接口和连接复杂，会员很难完全掌握或在出现问题后很难解决。
资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张费用，但大部分纸质会议资料会后没有任何用处造成了巨大的资源浪费。目前，中国乃至全球各种资源日益匮乏，节约资源，保护环境已成为当前的迫切任务。
安全隐患:会议内容涉及国家秘密或商业秘密时，会议数据的控制非常重要。传统会议使用纸质会议数据，容易丢失，难以保证会议数据的安全。
传统意义上的智能会议室，包括投影仪、视频/电话会议终端、电子白板等多种设备，通过控制系统连接各自系统，但其操作性仍然不友好。在传统会议室，人们群体交流的需求没有得到很好的满足。
而且随着全球一体化进程的加剧，人们对会议室的交流、合作和提高效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，实现无纸化会议大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的整体环境要求，无纸化会议系统势在必行。