无纸化会议概念及传统模式面临问题:
办会效率低:为举办一次会议，会务人员不得不进行大星前期准备和协调工作。如:协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计型会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。
参会人员累:由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现逮漏:由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯爆，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想;多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。
应变能力差:会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸质点牌;如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量。
表现形式单一:会议内容以纸质盗料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。
设备操作复杂:其些会议案引入了一些硬件设备，以提升会议品质、如:投影议，音响系统，影机，但由于各设备的接门和连线复杂,办会人品难以完全靠握,或者出现问颗后难以解决。
资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越愿乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。
安全保密隐患:会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。
传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提开效率的要求变得非常迫切。
国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会i国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效节能，环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行